Assistant (e) aux Ressources Humaines - PAM

10/09/2019

Date limite: 21 septembre 2019

Description du poste:

TERMES DE REFERENCE
Profil : Assistant (e) aux Ressources Humaines
Type de contrat : Fixed Term (Contrat à durée déterminée)
Grade : General Service 5 (GS5)
Durée : 12 mois (renouvelable selon performance et budget)
Lieu d'affectation : Guinée - Conakry

A PROPOS DU PAM
Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies est la plus grande organisation humanitaire de lutte contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d'aider le monde à atteindre la faim zéro de notre vivant. Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour faire en sorte qu'aucun enfant ne se couche le ventre vide et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin.

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Ce poste se trouve au bureau de pays du PAM à Conakry et le titulaire du poste relève généralement d'un agent des ressources humaines. À ce niveau, on s'attend à ce que le titulaire du poste assume la responsabilité de la réalisation d'une gamme complète d'activités de RH exigeant une certaine interprétation des lignes directrices et des pratiques normalisées. Le titulaire du poste doit être en mesure de recommander un plan d'action dans son domaine d'expertise et peut fournir des conseils à d'autres employés.

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD
Education :

Diplôme d'études secondaires. Un certificat d'études post  secondaires dans le domaine fonctionnel connexe.

Expérience :

Cinq ans (5 ans) ou plus d'années d'expérience de travail de soutien progressif responsable dans des tâches administratives générales, dont au moins deux ans dans le domaine des ressources humaines ou dans un autre domaine connexe.

Connaissances et compétences :

Connaissance des pratiques et des méthodes de travail administratives spécialisées en RH, acquises grâce à une formation et à une expérience techniques pertinentes.

Bonnes compétences en communication et bonne compréhension des principes des RH et de leur application afin de répondre et de résoudre un éventail de questions relatives aux RH.

Capacité de développer et d'entretenir des relations avec un large éventail de personnes afin de fournir un service de soutien de haute qualité.

Capacité de rassembler et de compiler des données pertinentes provenant d'une variété de sources afin de produire des rapports périodiques pour les superviseurs.

Capacité de surveiller et d'enregistrer les dossiers et documents personnels d'une manière organisée et conforme aux normes de conformité.

Langue :

Maîtrise de la communication orale et écrite dans la langue de l'ONU en usage au lieu d'affectation et dans la langue du lieu d'affectation, si elle est différente

OBJET DU POSTE
S'acquitter d'une série de tâches liées aux ressources humaines afin d'appuyer la mise en œuvre précise des politiques et procédures du PAM et de faciliter le bon fonctionnement d'un service des ressources humaines axé sur le client et sur la stratégie.

COMPETENCES CLÉS (non exhaustives)

  1. Fournir de l'aide sur les requêtes générales sur les RH et les mesures de suivi, afin d'assurer la prestation de services de RH uniformes et de grande qualité aux clients.
  2. Fournir des conseils et des formations pratiques aux autres membres du personnel afin de les aider à se perfectionner et à mieux connaître les systèmes et les procédures des RH nécessaires à l'exercice de leurs fonctions.
  3. Assurer la liaison avec d'autres unités/bureaux internes sur les questions relatives aux ressources humaines, c'est-à-dire la paie, les contrats, etc. et fournir les informations nécessaires sur les services RH en temps opportun.
  4. Extraire et compiler des données RH sur le recrutement et la sélection du personnel, les conditions contractuelles, les droits, les exigences en matière de performance et de formation, afin de répondre aux besoins d'analyse et de rapportage.
  5. Fournir un soutien administratif dans le cadre de diverses activités de RH dans les domaines de travail attribués par l'administrateur professionnel, y compris l'intégration des nouveaux membres du personnel conformément aux processus et aux procédures pertinents.
  6. Tenir à jour les dossiers confidentiels du personnel, les bases de données et les archives des RH, afin de s'assurer que les données et les dossiers sont conservés et mis à jour avec exactitude, conformément aux normes établies.
  7. Rédiger divers documents de RH requis pour le domaine de travail spécifique (p. ex. contrats de travail, lettres de transfert, documents relatifs à la formation, etc).
  8. Utiliser des systèmes de gestion des RH pour la saisie et la mise à jour de diverses données RH, y compris l'aide au suivi de diverses échéances (p. ex. expiration de contrat, PACE, etc.), en assurant le respect des délais établis et l'exactitude des données RH.
  9. Appuyer le déploiement du personnel et les mesures administratives connexes, y compris la préparation des rapports de base, afin de faciliter l'efficacité du service des ressources humaines et de permettre au PAM de réagir rapidement en cas de crise.

4Ps CAPACITÉS ORGANISATIONNELLES DE BASE
But

  • Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Encadre l'équipe de la manière la plus efficace et leur communiquer les objectifs stratégiques du PAM ainsi qu'aux partenaires sur le terrain.
  • Être une force de changement positif : Mettre en œuvre de nouvelles méthodes ou de nouveaux outils pour améliorer les processus de travail et la productivité de l'équipe.
  • Rendre la mission inspirante pour l'équipe : Associer les activités et les tâches de l'équipe à des succès spécifiques dans les communautés bénéficiaires afin de mettre en évidence l'impact positif.
  • Rendre notre mission visible dans les actions quotidiennes : Expliquer aux coéquipiers comment chaque unité contribue à la mission globale du PAM.

Personnes

  • Chercher des moyens de renforcer les compétences des gens : Déterminer les possibilités de renforcement des compétences, comme des modules de formation ou des expériences pratiques pour soi-même, ses collègues et ses subordonnés directs.
  • Créer une culture inclusive : Faciliter les activités de consolidation d'équipe afin d'établir des relations dans sa propre unité.
  • Coacher et donner des commentaires constructifs : Faciliter le tandem collègues juniors vs coaches au sein de sa propre équipe.
  • Créer un esprit collectif : Anticiper de façon proactive les défis potentiels et élaborer des plans d'atténuation pour s'assurer que l'équipe atteint ses buts et objectifs.

Performance

  • Encourager l'innovation et les solutions créatives : Identifier les occasions d'être créatif dans son propre travail et d'aider l'équipe à être plus innovatrice et précise dans ses tâches et ses domaines de travail respectifs.
  • Se Concentrer sur l'obtention de résultats : Surveiller les livrables de l'équipe et fournir une rétroaction pour s'assurer que les résultats sont livrés de façon uniforme et précise.
  • Prendre et tenir ses engagements : Fournir des conseils précis à l'équipe sur les responsabilités et les tâches attendues, tout en respectant ses propres engagements envers l'équipe.
  • Être décisif : Donner l'exemple et fournir des conseils aux membres subalternes de l'équipe sur le moment où il faut porter les problèmes à un niveau supérieur lorsqu'ils sont confrontés à des problèmes difficiles sur le lieu de travail ou sur le terrain.

Partenariat

  • Connecter et partager entre les unités du PAM : Faciliter les partenariats avec d'autres unités du PAM pour accomplir des missions sur le terrain.
  • Établir de solides partenariats externes : Donner l'exemple et fournir des conseils à l'équipe sur la façon d'établir des relations avec des partenaires externes.
  • Être politiquement agile et adaptable : Exprimer à ses collègues ou à ses subordonnés directs l'intérêt qu'il y a à contribuer à la réalisation des buts et objectifs du PAM par le biais d'autres équipes du PAM et de partenariats avec d'autres institutions.
  • Expliquer clairement la valeur que le PAM apporte aux partenariats : Organiser, surveiller et prioriser ses propres efforts et ceux de l'équipe pour s'assurer qu'ils répondront aux besoins des partenaires internes et externes.

MODALITÉS ET CONDITIONS
Nombre de postes : 1
Type de contrat : CDD
Lieu de travail : Bureau de pays du PAM à Conakry

DATE LIMITE DE DÉPÔT DES CANDIDATURES: 21 septembre 2019

Le PAM recherche des candidats de la plus haute intégrité et du plus grand professionnalisme qui partagent ses principes humanitaires.
La sélection du personnel se fait sur une base compétitive et nous nous engageons à promouvoir la diversité et l'équilibre entre les sexes