Chargé(e) des finances et administration

06/11/2019

Date limite: 15 Novembre à 00h

Description du poste:

Dans le cadre de la mise en œuvre de son programme GEPT, l'Institut National pour la Démocratie (NDI), bureau de Guinée, recherche un(e) Chargé(e) des Finances et Administration :
ORGANISATION L'institut National Démocratique pour les Affaires Internationales (NDI) est une organisation à but non lucratif qui travaille pour le renforcement de démocratie dans le monde.POSTE CHARGE(E) DES FINANCES ET ADMINISTRATIONPROFIL DU POSTE Le/la Chargé(e) des Finances et Administration apportera un appui dans la gestion financière et administrative des activités et du Programme. Il/Elle fournira un soutien à tous les aspects des Ressources Humaines (RH) liés au personnel, la gestion des bénéfices, la tenue des dossiers à jour et veiller à ce que l'organisation reste en conformité avec le droit du travail Guinéen et des règlements du NDI et des bailleurs de fonds.Il/elle apportera aussi un appui dans le domaine financier aux bénéficiaires des subventions retenus pour l'exécution du programme NDI en Guinée. Il/elle va apporter son expertise pour assurer une bonne gestion et rapportage des subventions. Il/elle veillera à ce que tous les bénéficiaires des sous-subventions comprennent et respectent pleinement les règles et règlements du NDI, ainsi que ceux de ses bailleurs de fonds
DUREE DU CONTRAT: 12 mois ( possibilité de prolongement)

LIEU: NDI - Guinée, bureau de Conakry, avec des déplacements occasionnels à l'intérieur du pays.

LANGUE DU TRAVAIL Français.Savoir lire, écrire et parler l'anglais serait un atout.
SUPERVISEURS La Directrice Régionale des Finances & Administration (DRFA) et le Directeur Résident
QUALIFICATION · Minimum Licence en Finance, Comptabilité ou tout autre domaine pertinent au travail à exécuter· Minimum de quatre (4) années d'expérience avérées dans le domaine de l'administration, finance et/ou ressources humaines ;
EXPERIENCE · Minimum de quatre (4) années d'expérience avérées dans le domaine de l'administration, finance et/ou ressources humaines dans une ONG ou une structure similaire.· Connaissance de la loi de travail Guinéen et les règlements financiers et bancaires ;

  • Connaissances approfondies en utilisation d'outils informatiques (émail, internet, et stockage des documents en ligne, logiciels Word, Excel, etc), y compris Gmail, Google Calendar, et Google Drive etc...
  • Compétences et connaissances d'un logiciel de la comptabilité préférablement Quicken
  • Gérer les relations du NDI Guinée avec les institutions financières, les services contractuels et suivre les procédures et de contrôle pour assurer la transparence, la responsabilité et le respect des procédures du NDI et les bailleurs des fonds ;
  • Vérifier la validité des pièces justificatives conformément aux règles et procédures du NDI ;
  • Préparer les vouchers pour toutes les pièces justificatives liées aux payements dus aux fournisseurs pour la vérification, contrôle et éventuelle autorisation par le Directeur Résident ;
  • Appuyer la mise en œuvre et le respect des politiques et procédures du NDI sur les sous-subventions ;
  • Veiller à ce que tous les bénéficiaires des sous-subventions comprennent et respectent pleinement les règles et règlements du NDI, ainsi que ceux de ses bailleurs de fonds ;
  • Maintenir contact avec les partenaires de NDI pour éviter les irrégularités ou les problèmes liés à la gestion des subventions et la production des rapports.
  • Contrôler pour assurer la conformité des documents de projets de subvention, y compris les budgets et les notes budgétaires - en collaboration avec les membres de l'équipe de programme concernés à Conakry, ainsi que les équipes de comptabilité et de sous-subvention au siège ;
  • Examiner les rapports financiers mensuels et les pièces justificatives des bénéficiaires pour assurer le respect des règles par les lignes budgétaires respectives en collaboration avec la DRFA et le Directeur Résident ;
  • Visiter fréquemment les bureaux des bénéficiaires du NDI pour fournir un soutien direct sur les questions financières et de respect des règles ;
  • Tenue quotidienne de la comptabilité : enregistrement de toutes les transactions financières ;
  • Préparer sous le contrôle de la DRFA le rapport financier (réconciliation) mensuel à transmettre à Washington, DC à la fin de chaque mois ;
  • Appuyer la DRFA dans la préparation des demandes des fonds pour les dépenses opérationnels et programmatiques ;
  • Veiller à ce que les politiques du NDI soient conformes aux lois locales par le biais d'une mise à jour annuelle du manuel de l'employé et à ce que les préceptes de ressources humaines, y compris les politiques et les procédures du NDI soient communiqués au personnel en temps opportun et mises en œuvre en conséquence ;
  • Contrôler d'une manière fréquente les congés pris par le staff chaque mois ;
  • Préparer toutes les étapes liées au payement des salaires du personnel local ;
  • Suivre les relations du NDI Guinée avec les agences gouvernementales chargées des questions d'emploi et de sécurité sociale en Guinée ;
  • Établir les formulaires et verser les contributions d'impôt sur le revenu ainsi que toutes autres contributions sociales auxquelles NDI et/ou ses employés locaux seraient sujets ;
  • Excellentes compétences en communication et un savoir-faire avéré à la rédaction et l'élaboration des rapports et documents financiers clairs et concis.
  • Capacité à travailler de façon autonome et en équipe pluridisciplinaire
  • Aptitude à travailler dans un environnement politique de manière non partisane
  • Montrer un haut niveau d'intégrité, transparence, flexibilité, proactivité et jugement.
  • Bonne compréhension du contexte politique et de la problématique de la gouvernance démocratique, de l'appui aux institutions démocratiques
  • Etre disposé(e) à voyager à l'intérieur du pays.
  • Respect de la ponctualité et des échéances, y compris dans des situations d'exigences multiples.
  • Disposition à travailler au-delà des heures de bureau habituels (de 08h à 17heures), pendant les week-ends et les jours fériés selon les besoins du programme.
  • Pouvoir travailler sous pression et dans un cadre multiculturel et pluridisciplinaire.
  • Lettre de motivation adressée au Directeur Résident du NDI en République de Guinée
  • Curriculum vitae détaillé
  • Copies des diplômes universitaires et professionnelles
  • Copie des attestations de travail
  • Contacts (adresse émail ou numéro de téléphone) de trois personnes pouvant donner des références (récentes).
  • Seules les candidat(e)s présélectionné(e)s seront appelé(e)s pour l'interview et les tests complémentaires.
  • Le/la candidat(e) devra être de nationalité guinéenne ou titulaire d'un titre de séjour illimité lui donnant droit de tenir un emploi salarié en Guinée.

Relation internes clés: Le Directeur Résident,La Directrice Régionale des Finance et Administration,La Gestionnaire du Programme,2 Chargés de Programme Principaux,1 Assistant de Programme Senior3 Chauffeurs/Assistants logistique,1 Concierge, etc

Les Relations externes clés: Les bénéficiaires des subventions, les fournisseurs, les départements des Impôts, la CNSS et d'autres interlocuteurs.

DESCRIPTIONS DES TACHES ET RESPONSABILITES :

Sous la supervision de la DRFA et l'autorité du Directeur Résident, le/la Chargé(e) des Finances, Administration aura pour principales tâches et responsabilités de :

Tenir les livres d'inventaire et d'amortissement des équipements en collaboration ;

Accomplir toutes autres tâches appropriées selon les circonstances et les besoins du programme à la demande de la Gestionnaire Supérieure Finance et Administration et le Directeur Résident.

Le/La Chargé(e) des Finances et Administration devra disposer des qualifications/attributions suivantes :

SALAIRE

Le salaire est déterminé en fonction de l'expérience du/de la postulant(e).

DOSSIER CANDIDATURE

Le NDI n'acceptera que des candidatures soumises par courriel, composées des pièces suivantes :NOTEZ !Veuillez envoyer votre dossier de candidature à l'adresse email suivante : recrutementndiguinee@gmail.com  au plus tard, le 15 Novembre 2019, à minuit, délai de rigueur.

La lettre de motivation doit porter en objet, la mention suivante : Candidature au Poste de Chargé(e) des Finances et Administration.Les candidatures féminines sont vivement encouragées.