en-Assistant(e) Administratif(ve) - (Réservé uniquement aux ressortissant(e)s guinéen(ne)s

07/10/2019

Date limite: 16 Octobre 2019

Description du poste:

  • Job categories: Administration
  • Vacancy code: VA/2019/B5305/18637
  • Department/office: AFR, SNOH, Senegal
  • Duty station: Conakry, Guinea
  • Contract type: Local ICA Support
  • Contract level :  LICA-5
  • Duration 1 ans (renouvelable)


Le Bureau des Nations Unies pour les services d'appui aux projets (UNOPS) est un organe opérationnel des Nations Unies soutenant la mise en œuvre efficace des projets de ses partenaires dans les domaines humanitaires, de consolidation de la paix et de développement. Conformément à son mandat, l'UNOPS est une ressource centrale des Nations Unies et fournit des services durables en matière de gestion de projets, d'achats et d'infrastructures à un large éventail de gouvernements, de donateurs et d'entités onusiennes. Fort de plus de 7 000 membres du personnel présents dans 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les capacités logistiques, techniques et de gestion selon les besoins identifiés. L'organisation met simultanément en œuvre pour ses partenaires environ 1 000 projets par année, contribuant à l'atteinte de résultats sur le terrain, souvent dans des contextes parmi les plus difficiles au monde.

Le projet « AgriFarm », financé par le FIDA, la Banque Arabe de Développement en Afrique (BADEA), l'OFID a décidé de faire appel à l'UNOPS dans le cadre d'une convention de maitrise d'ouvrage déléguée pour la mise en œuvre d'une partie des aménagements hydro-agricoles financés par le FIDA et de l'acquisition de matériel roulant pour les besoins de gestion du projet. C'est dans ce cadre que le bureau de l'UNOPS basé à Conakry, Guinée recrute au poste d'Assistant(e) Administratif(ve).

L'Assistant(e) Administratif (ve) aura les attributions et responsabilités suivantes :

  • Rédiger et gérer les correspondances tant à l'interne qu'à l'externe
  • Gérer les aspects de l'information et de la communication: ventilation et traitement du courrier, le classement et l'archivage des documents, les relations avec les médias
  • Gérer l'accueil, l'information et l'orientation des visiteurs, l'organisation des rendez-vous du chef de projet, l'organisation des voyages, réunions et rencontres de travail
  • Participer et assister au processus de recrutement
  • Participer au processus d'acquisition de biens et services
  • Assurer le suivi et l'exécution des dossiers d'appel d'offres
  • Appuyer dans l'établissement et la rédaction des listes de bénéficiaires et listes des infrastructures par quartier ainsi les listes et documentation des différents groupes de travail
  • Appuyer dans la préparation, mise en œuvre, suivi et la documentation des ateliers dans le cadre du projet
  • Appuyer dans le paiement des bénéficiaires du projet
  • Préparer et assurer le suivi des missions dans le cadre du projet
  • Assurer l'application des procédures administratives et financières de l'UNOPSPréparer et suivre les règlements : fournisseurs, indemnités, et autres frais du personnel, consultant et autres prestataires
  • Appuyer à l'exécution des différents contrats : prestations de services, assurances véhicules, contrats d'entretien etc.
  • Assurer la gestion des Assets/immobilisations du projet (fournitures, matériel...) et veiller à leur bonne utilisation Assurer un étiquetage correct des Assets du projet
  • Extraire des rapports dans oU de manière régulière et assurer la réconciliation
  • Participer à l'inventaire physique des Assets en fin d'exercice et procéder à l'enregistrement correct dans OneUNOPS
  • Veiller au suivi et à l'enregistrement correct de tout mouvement d'actifs (Donation, mise en rebut, transfert interne ou vers des partenaires/ bénéficiaires, etc.)
  • Participer à la réconciliation annuelle
  • Assurer la préparation et le suivi financier des ateliers, séminaires et forums dans le cadre du projet
  • Traiter les demandes d'approvisionnement du bureau
  • Gérer la Petite caisse du Projet et faire la réconciliation mensuelle
  • Assurer la reproduction et la reliure des documents administratifs du projet
  • Etablir les comptes-rendus de réunion
  • Appuyer l'unité Procurement dans la création des « Vendors », « POs » et paiements dans OneUNOPS.
  • Suivre et archiver des dossiers du personnel (contrats, congés, absences, attestation de travail, séparation, etc.)
  • Appuyer le Chef de Projet dans l'élaboration des rapports dus au bailleur
  • Exécuter toutes autres tâches selon les instructions du Chef de Projet ou de son superviseur
Contrôle et suivi des activités

L'assistant(e) Administratif(ve) sera sous la responsabilité du Chargé des Finances et de l'Administration et appuiera la section Administrative et Finances du bureau dans la gestion du projet. Il/Elle assistera aussi dans le suivi et la transmission du rapport narratif et financier d'étape du projet dans les délais requis.

Exigences générales

S'assurer, dans les limites de son domaine de compétence, que le projet est mis en œuvre sur le plan administratif et financier conformément au document de projet et en accord avec les règles et procédures de l'UNOPS.

EDUCATION

  • Avoir un diplôme secondaire est exigé
  • Avoir un diplôme universitaire dans les domaines de la gestion publique, administration publique, finance, économie, relations internationales,
  • Ressource Humaines ou toute autre discipline pertinent est un avantage.

EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE

  • Avoir un minimum de 5 ans dans la gestion administrative
  • Expérience dans la gestion des projets de développement est souhaitable
  • Bonne maîtrise de l'outil informatique (MS office, ou Gsuite) est exigé
  • Connaissance des procédures de gestion du système des Nations Unies ou de tout autre partenaire au développement est souhaitable
  • Expérience au sein d'organisations internationales est souhaitable
  • La Connaissance des règles, politiques et procédures contenus dans le Manuel des Achats de l'UNOPS ainsi que le manuel de recrutement est un atout

LANGUE

La maîtrise parfaite du français parlé, lu et écrit est exigée

La connaissance de l'anglais écrit et parlé serait considéré comme un avantage


Pour postuler, veuillez valider le lien ICI ensuite le bouton "Apply"

Considérations supplémentaires

  • Veuillez noter que l'offre d'emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d'Europe centrale).
  • Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
  • Seuls les candidats présélectionnés pour l'entretien seront contactés.
  • Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
  • Pour les postes de fonctionnaires, l'UNOPS se réserve le droit d'affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
  • Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l'UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l'ONU.

La politique de l'UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage.
Ces vérifications sont déterminantes pour l'embauche.