en-Associé.e aux Opérations (Réservé uniquement aux ressortissant(e)s guinéen(e)s

07/10/2019

Date limite: 16 Octobre 2019

Description du poste:

  • Job categories: Administration, Project Management
  • Vacancy code: VA/2019/B5320/18633
  • Department/office : AFR, SNOH, Guinea
  • Duty station : Conakry, Guinea
  • Contract type: Local ICA Support
  • Contract level: LICA-6 

Le Bureau des Nations Unies pour les services d'appui aux projets (UNOPS) est un organe opérationnel des Nations Unies soutenant la mise en œuvre efficace des projets de ses partenaires dans les domaines humanitaires, de consolidation de la paix et de développement. Conformément à son mandat, l'UNOPS est une ressource centrale des Nations Unies et fournit des services durables en matière de gestion de projets, d'achats et d'infrastructures à un large éventail de gouvernements, de donateurs et d'entités onusiennes. Fort de plus de 7 000 membres du personnel présents dans 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les capacités logistiques, techniques et de gestion selon les besoins identifiés. L'organisation met simultanément en œuvre pour ses partenaires environ 1 000 projets par année, contribuant à l'atteinte de résultats sur le terrain, souvent dans des contextes parmi les plus difficiles au monde.

Le projet « AgriFarm », financé par le FIDA, la Banque Arabe de Développement en Afrique (BADEA), l'OFID a décidé de faire appel à l'UNOPS dans le cadre d'une convention de maitrise d'ouvrage déléguée pour la mise en œuvre d'une partie des aménagements hydro-agricoles financés par le FIDA et de l'acquisition de matériel roulant pour les besoins de gestion du projet.

Functional Responsibilities

Sous la supervision du Chargé des Achats et de la logistique, l'Associé(e) aux Opérations aura en charge la gestion des achats et le suivi de la logistique du bureau. Il/Elle appuiera dans l'ensemble des tâches nécessaires à la mise en œuvre des activités. Il/Elle aura à accomplir les tâches suivantes :

  • Contribuer au fonctionnement effectif et efficace de l'Unité des Opérations
  • Appuyer à la réalisation des services de gestion administrative et financière
  • Effectuer les tâches liées aux Achats
  • Traiter les paiements directs et les demandes anticipées
  • Appuyer dans le renforcement des capacités du personnel et à la diffusion des connaissances
  • S'assurer de la conformité des activités administratives avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l'UNOPS
  • Apporter une assistance effective en matière de gestion administrative, en se focalisant sur l'atteinte des résultats
  • Assurer une saisie précise des données dans le système ERP (Enterprise Resource Planning) de l'UNOPS
  • Appuyer dans la gestion budgétaire du projet et initier des actions correctives si nécessaire
  • S'assurer du respect effectif des processus et procédures mise en place dans le cadre des voyages
  • Aider à la préparation des voyages/missions
  • Assurer une bonne organisation des conférences, ateliers et retraites
  • Collecter des informations pour les besoins du DSA, les enquêtes sur les agences de voyage et les autres enquêtes administratives
  • Prendre les dispositions nécessaires dans le cadre de la fourniture de services communs
  • Appuyer dans l'archivage de tous les documents financiers du projet et appuyer lors des processus de vérification et d'examen
  • S'occuper des formalités liées : à l'entretien régulier des véhicules, à leur assurance, mais aussi aux déplacements en véhicule
  • Tenir un système d'enregistrement pour assurer la bonne garde des informations confidentielles
  • Tenir des registres de dossiers de projets et d'autres pièces justificatives
  • Conserver les dossiers de projet et autres documents du projet

1. Assurer la mise en œuvre du plan d'achats du projet :

  • Appuyer le processus de passation des marchés (publication, réception des offres, organisation des comités d'évaluation)
  • Etablir les demandes d'attribution (RFA)
  • Payer les fournisseurs (RFP)
  • Mettre en place le « Contract Management Table » du projet - Maintenir tous les documents
  • Gérer et administrer les assets du projet

2.Gérer les actifs (en coordination avec le bureau) :

  • Assurer un étiquetage correct
  • Veiller à l'enregistrement correct dans oneUNOPS de toute acquisition
  • Extraire des rapports dans OU de manière régulière et assurer la réconciliation
  • Veiller au suivi et à l'enregistrement correct de tout mouvement d'actifs (Donation ; mise en rebut ; transfert interne ou vers des partenaires/bénéficiaires ;)
  • Assurer la réconciliation annuelle
  • Contribuer à l'expertise en outils et techniques

Exigences générales

S'assurer, dans les limites de son domaine de compétence, que le projet est mis en œuvre sur le plan des opérations conformément au document de projet et en accord avec les règles et procédures UNOPS.

Education/Experience/Language requirements
EDUCATION

  • Un diplôme secondaire est exigé
  • Un diplôme universitaire dans les domaines de la gestion publique, administration publique, finance, économie, gestion de projet relations internationales ou toute autre discipline similaire est un avantage

EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE
  • Un minimum de 6 ans d'expérience professionnelle dans la gestion administrative et/ou financière est requis
  • Une bonne maîtrise de l'outil informatique (MS Office, et/ou G suite) est requise
  • Une expérience dans la gestion des projets de développement est un atout
  • Une Connaissance des procédures de gestion du système des Nations Unies ou de tout autre partenaire au développement est un atout
  • Une expérience au sein d'organisations internationales est souhaitable

LANGUE
  • Maîtrise parfaite du français parlé, lu et écrit
  • La maîtrise de l'anglais serait un atout

Pour postuler, veuillez valider le lien ICI suivi du bouton "Apply"

Considérations supplémentaires

  • Veuillez noter que l'offre d'emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d'Europe centrale).
  • Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
  • Seuls les candidats présélectionnés pour l'entretien seront contactés.
  • Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
  • Pour les postes de fonctionnaires, l'UNOPS se réserve le droit d'affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
  • Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l'UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l'ONU.

La politique de l'UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage.
Ces vérifications sont déterminantes pour l'embauche.