en-Business Support Assistant/Operations

06/11/2019

Date limite: 12 Novembre 2019

Description du poste:

  • Lieu d'affectation :Conakry
  • Section/Unité/Projet: Programme
  • Type de contrat/Grade : Special Service Agreements/Level 3 (SSA3)
  • Durée : 6 mois - Renouvelables

Cadre Organisationnel

A ce niveau, le titulaire du poste devra fournir essentiellement un soutien administratif et opérationnel aux équipes ou dans un domaine d'activité spécifique, et en rendre compte au superviseur. Les travaux sont effectués sous étroite surveillance ou assistance du superviseur.

Le détenteur de l'emploi doit produire des résultats précis.

But Recherché :

Effectuer une gamme de tâches de soutien aux collègues, afin qu'ils aient l'appui nécessaire pour l'exécution efficiente de leurs missions.

Dans le cadre des différents projets de l'Unité Programme et sous la supervision du Chef de Programme, le Business Support Assistant/Operations appuiera l'équipe dans les différentes étapes du cycle du projet.

PLANIFICATION :

  • Participation à la consolidation de la planification opérationnelle détaillée par Sous bureau et des unités.

MISE EN OEUVRE:

  • Participation au contrôle de la conformité du processus de sélection des partenaires réalisés par les unités avant la signature des accords ;
  • Participation à la révision des termes de références du Comité de Gestion des Ressources et Partenaires Coopérants (CPC) et mise à jour de la composition du comité ;
  • Organisation du Comité de Validation des projets du Comité de Gestion des Ressources et Partenaires Coopérants (CPC) et documentation des Procès-Verbaux (PV/NFR) ;
  • Participation au Contrôle de la conformité des accords établis par l'Unité Programme avant leur signature par le PAM et les partenaires ;
  • Classement des copies des documents de support et les accords pour tous les partenariats au niveau du Programme ;
  • Participation à l'enregistrement des accords/contrats avec les partenaires dans les logiciels de gestion et suivi de l'institution ;
  • Participation à la création des demandes d'achats pour services et transferts monétaires, les bons de commandes de l'unité Programme dans le logiciel de gestion de l'institution ;
  • Participation à la vérification documentaire et conformité par rapport au contrat pour les factures des activités du Programme ;
  • Traitement des Factures dans les plateforme et logiciel de gestion de l'institution ;
  • Suivi avec les unités du programme pour avoir toutes les documentations nécessaires et les justificatifs des paiements ;
  • Faire le suivi des paiements des activités du Programme (Bureau pays et Sous Bureaux) auprès de l'unité Finances ;
  • Mise à jour de la Procédure Opérationnelle Standard (SOP) de paiement au niveau Programme et suivi de son application ;
  • Consolider les besoins en trésorerie et transmettre aux Finances chaque mois ;
  • Assurer que les données relatives aux partenaires et activités soient entrés dans le logiciel de gestion de l'institution, au plus tard le 5 de chaque mois suivant le mois où l'activité relative à la dépense a été réalisée conformément aux exigences de la conformité ;
  • Tenir le secrétariat du groupe de travail du transfert monétaire et participer à ses activités externes ;

RECONCILIATION :

  • Participation à la réconciliation des rapports de paiement relatifs aux transferts monétaires et distributions de vivres (CBT/Food) par rapport aux états émargés de paiement ou autres justificatifs ;
  • Tenir un tableau de consolidation des budgets contractuels avec les Partenaires et suivi dans le même tableau des différents paiements effectués ;
  • Tenir un tableau de réconciliation actualisé chaque mois entre les Bons de commandes (PO) crées et les contrats signés.
  • Exécuter toutes autres tâches nécessaires au bon fonctionnement des activités de l'unité.

Qualifications : Diplôme d'études secondaires, complété par un certificat d'études postsecondaires idéalement en administration des affaires, gestion ou finance.

Expérience Souhaitée:

  • Avoir au moins six (6) mois d'expériences de travail dans le domaine de la l'administration générale.
  • Aptitude à utiliser du matériel de bureau standard, tel que des ordinateurs photocopieurs et scanners;
  • Connaissance des routines et des méthodes de travail standardisées du support aux entreprises;
  • Connaissance des progiciels de bureau standard, Outlook, Word, Excel, PowerPoint;
  • Fait preuve de tact et de courtoisie pour donner et recevoir des informations avec divers personnes;
  • Capacité à respecter les délais et à suivre des instructions claires.

Langue : Maîtrise du français (oral et écrit).

Pour postuler, valider : ICI

Vous pouvez accéder à la fiche de poste: ICI

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Seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s seront convoqué(e)s.

Être de Nationalité Guinéenne ou avoir le permis de travail de la Guinée.