en-Plusieurs postes (4) Procurement Assistant G5

19/09/2019

Date limite: Mercredi 02 Octobre 2019

Description du poste:

Référence du poste : Conakry/034/2019

I. Position Information

  • Position title: Procurement Assistants (4 Positions)
  • Position grade: G5
  • Zones d'affectations: Conakry
Sous l'autorité directe du Procurement and Logistics Officer

Sous la supervision générale Ressources Management Officer (RMO)

Type de contrat Special Short Term, Six months with possibility of extension

Posting channel Internal and External

II. Organizational Context and Scope

L'Organisation Internationale pour les Migrations en Guinée met en œuvre plusieurs projets tous différents dans leur approche et l'Unité Achat and Logistique joue un rôle clé pour assurer le suivi et l'inventaire des biens mobiliers et immobiliers mis à disposition et contrôle interne.

III. Responsibilities and Accountabilities

Sous la supervision directe du Responsable achat et Logistique, et sous la supervision générale du chargé des ressources (RMO), l'assistant achat et logistique, en accord avec les procédures et réglementations de l'OIM, aura les responsabilités suivantes

Responsabilités:

  • Effectuer les achats de biens et services (équipements, fournitures, matériels et mobiliers etc... requis par projets/programme/ bureau
  • Soutenir la planification des achats en vue de l'élaboration d'une stratégie générale et de méthodes applicables à la passation des marchés;
  • Soutenir la réalisation d'études de marché dans le but de recenser les fournisseurs potentiels en vue de la constitution d'une base des données des fournisseurs
  • Recevoir et examiner les demandes (PRs) pour la clarté des spécifications, obtenir des informations supplémentaires si nécessaire et assurer la liaison avec les départements utilisateurs et, si nécessaire, confirmer que les ressources budgétaires nécessaires existent avec l'Unité des finances;
  • Après avoir reçu une demande d'achat approuvée (PR), préparer les demandes de cotations et les envoyer aux fournisseurs en respectant les règles de l'OIM selon qu'il s'agit d'une consultation restreinte ou d'un appel d'offre publique
  • Obtenir les devis et effectuer les comparaisons nécessaires pour sélectionner les meilleures offres et élaborer les bons de commande;
  • Préparer les bons de commande / contrats et s'assurer qu'ils reçoivent les approbations requises auprès du gestionnaire du projet/ programme, RMO, COM et le FPU / MAC si besoin;
  • S'assurer des livraisons en temps opportun pour toutes les commandes passées en faisant le suivi avec les fournisseurs jusqu'à la destination finale;
  • Vérifier toutes les fournitures livrées et s'assurer qu'elles sont appropriées et conformes aux spécifications requises, comme indiqué dans le bon de commande;
  • Tenir le rapport hebdomadaire de toutes les transactions traitées à travers le PR Tracking Tool et d'autres outils de rapportages et les soumettre pour approbation au Responsable Achat et Logistique;
  • Procéder à un premier examen des factures des fournisseurs pour assurer la conformité avec les bons de commande / contrats et les biens / travaux / services reçus et faire un suivi auprès de l'unité des finances pour s'assurer de leurs paiements à temps et de la clôture du dossier;
  • Assister et contribuer à l'évaluation annuelle des performances des fournisseurs;
  • Appui à l'analyse et la gestion des risques dans le processus d'achat à partir de la planification;
  • Effectuer d'autres tâches connexes selon les besoins.

VI. Competencies

Le titulaire doit faire preuve des compétences suivantes :

Valeurs

  • Inclusion et respect de la diversité : respecte et favorise les différences individuelles et culturelles ; encourage la diversité et l'inclusion chaque fois que possible.
  • Intégrité et transparence : maintien des normes éthiques élevées et agit en conformité avec les principes / règles de l'organisation et les normes de conduite.
  • Professionnalisme : démontre sa capacité à travailler de manière composée, compétente et engagée et fait preuve de jugement pour faire face aux défis quotidiens.

Compétences essentielles - indicateurs de comportement de niveau 2

  • Travail d'équipe : développe et favorise une collaboration efficace au sein des unités et entre celles-ci pour atteindre des objectifs communs et optimiser les résultats.
  • Fournir des résultats : produit et fournit des résultats de qualité de manière opportune et axée sur le service ; est orienté vers l'action et engagé à atteindre les résultats convenus.
  • Gérer et partager les connaissances : cherche continuellement à apprendre, à partager des connaissances et à innover.
  • Responsabilité : assume la responsabilité de la réalisation des priorités de l'Organisation et assume la responsabilité de ses propres actions et du travail délégué.
  • Communication : encourage et contribue à une communication claire et ouverte. Explique des sujets complexes de manière informative, inspirante et motivante.

IV. Required Qualifications and Experience

  • · Un diplôme d'etudes en Gestion ou Achats,
  • Minimum Trois (03) ans d'expérience avec les dans la gestion des achats et des contrats; de préférence dans un contexte humanitaire;
  • Bonne connaissance pratique et expérience des opérations internationales de la chaîne d'approvisionnement; et les règles et règlements clés des bailleurs de fonds institutionnels
  • Expérience de travail avec une organisation internationale ou autre institution de coopération internationale un atout ;
  • Très bonne maîtrise de l'informatique et en particulier d'Excel et la maitrise du SAP est atout
  • Connaissance des systèmes des Achats de l'OIM est un atout,

VI. Langues Obligatoires: Maîtrise du Français écrit et oral Anglais (un atout)


Les dossiers de candidature devront comprendre :

  • Lettre de motivation indiquant le titre et numéros du poste
  • Curriculum Vitae à jour
  • Les photocopies des Diplômes, certificats et attestations de travail
  • Références des 03 derniers Superviseurs directes (Nom, email, nom du service et Contact téléphonique)

Toutes les candidatures seront envoyées en ligne au plus tard le Mercredi 02 Octobre 2019 à travers l'adresse suivante : HRrecruitmentunit@iom.int   avec pour objet le titre du poste (Procurement Assistant).

Toutes candidatures déposées sous pli fermé à la réception du bureau ne seront en aucun cas être considérées.

Les dossiers incomplets ne seront pas examinés et seuls les candidats sélectionnés seront contactés pour un entretien.