en-Un(e) Assistant (e) Administratif (ve)

16/09/2019

Date limite: 20 Septembre 2019 à 16h

Description du poste:

I. INFORMATION SUR LE POSTE

Titre: Assistant(e) administratif(ve)

Lieu d'affectation: Conakry
Projet: Renforcement des Systèmes d'Informations Climatiques et d'Alertes Précoces pour un développement résilient et l'adaptation au changement climatique en Guinée (SAP-Guinée)
Superviseur : Coordonnateur national Projet SAP-Guinée

Cluster : Programme Environnement et Développement Durable Type de Contrat : Contrat de Service
Durée : Six mois renouvelables en fonction de la_Q_erformance

II. CONTEXTE

Conscient de la fragilité de son économie rurale, tributaire du climat, la Guinée a recherché et obtenu l'appui du Fonds pour l'Environnement Mondial (FEM) et du Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) pour l'élaboration et la mise en œuvre du projet SAP-Guinée.
Le Projet SAP-Guinée est la première initiative à être développée et exécutée par le Ministère des Transports en collaboration avec les Ministères en charge de 1'Hydraulique et de la Gestion des catastrophes. Le projet a pour but de « renforcer les capacités de surveillance du climat, des systèmes d'alerte précoce et d'information pour répondre aux chocs climatiques et planifier l'adaptation au changement climatique en Guinée». Il sera exécuté à travers deux composantes : (a) le transfert de technologie pour le suivi de l'infrastructure climatique et environnementale et (b) 1'Intégration de l'information et des produits climatiques d'alertes précoces et d'adaptation dans les plans de développement.

Spécifiquement le projet vise :

(a) le renforcement et l'opérationnalisation des réseaux météorologiques et hydrologiques,

(b) la formation de 106 techniciens dont 30% de femmes à l'utilisation et à la maintenance des équipements,

(c) la mise en place et l'opération d'un programme de formation adéquat à l'intention des services hydrologiques, météorologiques et de gestion des catastrophes, ...

Le projet s'exécute dans tout le pays et sa mise en œuvre nécessite 1'engagement d'un(e) assistant(e)
administratif (ve) dont les rôles et responsabilités sont définis dans les présents TDR.

ID. TACHES PRINCIPALES

Sous la supervision directe du Coordonnateur National du Projet, l'Assistant(e) administratif (ve) (AD) sera chargé (e) de:

  • Rédiger les correspondances et soumettre au Coordonnateur ;
  • Tenir les registres des courriers Arrivée et Départ ;
  • Concevoir un système de classement des dossiers et de la documentation du Projet (rapports d'évaluation, de missions, rapports ou dossiers des consultants, dossier du personnel) ;
  • Assister le Coordonnateur National dans la mise en œuvre et le suivi des activités du projet;
  • Gérer la communication (appels entrants et sortants) dans le cadre de la mise en œuvre des activités avec les partenaires (ONG, Institutions Gouvernementales, partenaires au développement, communauté scientifique, structures décentralisées, etc.) ;
  • Assurer la gestion de la documentation du projet (rapports, publications scientifiques et techniques) ;
  • Maintenir et mettre à jour le site internet du projet, le cas échéant ;
  • Préparer les missions de supervision de terrain de l'Unité de gestion;
  • Recevoir les partenaires en visites et les introduire auprès des intéressés (Coordonnateur, Comptable, experts);
  • Contribuer à la planification et à 1'organisation des rencontres de la coordination avec ses partenaires ;
  • Superviser le personnel d'entretien des bureaux du projet;
  • Appuyer l'Assistant financier dans la gestion des dossiers du personnel du Projet et à1'organisation des rencontres (ateliers, réunions) ;
  • Contribuer à la préparation et à l'organisation des réunions du Comité de Pilotage (CPP) et du Comité Technique Restreint (CTRP) du Comité de pilotage ;
  • Accomplir toutes autres tâches que le Coordonnateur National jugera utile de lui confier en lien avec son poste.

IV.RESULTATS ATTENDUS
Dans le cadre de son mandat, l'assistant (e) sera évalué (e) selon le degré d'atteinte des résultats suivants:

  • Les dossiers administratifs du projet sont gérés conformément aux procédures du PNUD ;
  • Le dispositif d'archivage des dossiers du projet est en place et opérationnel ;
  • Les locaux des bureaux sont maintenus dans un bon état de propreté ;
  • Les performances dans l'accueil et l'installation des visiteurs partenaires du projet ;
  • Les performances dans la gestion des dossiers administratifs et du personnel ;
  • Un appui administratif efficace est apporté à l'équipe du projet ;
  • L'organisation de séminaires, ateliers et réunion est facilitée, par la mise en œuvre des tâches administratives.

COMPETENCES

a) Démontrer le respect de l'Ethique et les Valeurs fondamentales des Nations Unies: l'Intégrité, le Professionnalisme et le respect de la diversité.

Intégrité:

  • Adhérer aux valeurs des NU dans le travail et le comportement quotidiens ;Agir sans se soucier de son intérêt propre ;
  • Ne pas céder aux pressions de l'environnement;
  • Ne pas commettre d'abus de pouvoir ou d'autorité;
  • Se tenir aux décisions qui sont de l 'intérêt de l'Organisation ;
  • Intervenir rapidement en cas de faute professionnelle ou improbité.

Professionnalisme

  • Tirer fierté de son travail et de ses réalisations ;
  • Faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ;
  • Apporter à l'exécution de ses tâches la conscience et le souci d'efficacité voulus pour être en mesure d'honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d'obtenir les résultats escomptés ;
  • Agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels ;
  • Persévérer face aux obstacles et aux difficultés ;
  • Garder son calme dans les situations difficiles.

Respect de la diversité :

  • Travailler en bonne intelligence avec ses collègues de toutes origines ;
  • Respecter la dignité de chacun ;
  • Accorder un traitement égal aux hommes et aux femmes ;
  • Respecter et comprendre les points de vue différents et le montrer dans le travail et la prise de décisions;
  • S'interroger sur ses propres préjugés et comportements de manière à se garder des réactions stéréotypées ;
  • N'exercer contre personne de discrimination individuelle ou collective.

b) Le(la) candidat(e) doit également démontrer des compétences fonctionnelles:

  • Aptitude à communiquer de manière claire et concise, tant oralement que par écrit ;
  • Capacité à planifier et organiser son travail de façon autonome ;
  • Goût d'initiatives et de créativité ;
  • Sens de responsabilité et souci de satisfaction du client ;
  • Volonté d'apprentissage et partage des connaissances;
  • Esprit d'équipe.

VI. QUALIFICATIONS REQUISES

Formation

Avoir au moins un diplôme de secrétariat d'administration ou tout autre diplôme équivalent

Expériences

  • Avoir une expérience probante d'au moins 2 ans dans les fonctions d'appui à la gestion des programmes/projets ;
  • Avoir une bonne expérience de la gestion des documents administratifs ;Avoir une bonne connaissance de l 'outil informatique (Word, Excel, pdf, Power Point, Access) ;
  • Démontrer une bonne capacité de travail

Langues
Maîtrise du français (écrit et oral).

La connaissance de l'Anglais constituerait un atout.

DOSSIERS DE CANDIDATURES

Les candidats(es) intéressés(es) et dont les profils répondent aux critères du poste sont priés(es) de déposer leur candidature sous pli fermé portant la mention «Candidature Assistant(e) SAP­ Guinée »
Au Programme Environnement et Gestion Du rable du Capital Naturel (PEGED-CN),
Lanséboundji, Commune de Matam (face ENAM), Conakry
Le dossier de candidature doit comprendre :
../ une lettre de motivation,
../ un Curriculum Vitae actualisé,
../ les photocopies des diplômes et attestations des services rendus,
../ tout autre document pertinent renseignant sur la carrière du candidat.
Les dossiers peuvent également être envoyés simultanément aux adresses mail ci-après : souleymane.coumbassa@undp.org  &  mamadou.kalidou.diallo@undp.org


La date limite de dépôt des dossiers est fixée au 20 Septembre 2019 à 16 heures.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.