es-Assistant Administratif et Logistique (AAL) - UNIDO
Date limite : 30 Août 2019 17h
Description du poste:
ORGANISATION DES NATIONS UNIES POUR LE DEVELOPPEMENT INDUSTRIEL
TERMES DE REFERENCE POUR LE PERSONNEL SOUS CONTRAT DE SERVICE INDIVIDUEL (ISA)
Titre/Références du Projet: Relance de la filière ananas (REFILA) /SAP ID 190035
Titre du Poste: Assistant Administratif et Logistique (AAL)
Localisation: Conakry (République de Guinée) - Déplacements fréquents à Kindia et à Forécariah sous réserve de visa de sécurité de l'ONU
Début du Contrat: 15 septembre 2019
Fin du Contrat: 15 mars 2020 (extensible)
Type de Contrat: ISA/Regular (Temps plein)
CONTEXTE ORGANISATIONNEL
L'Organisation
des Nations Unies pour le Développement Industriel (ONUDI) est l'agence
spécialisée des Nations Unies chargée de promouvoir le développement
industriel pour la réduction de la pauvreté, la mondialisation inclusive
et la sauvegarde d'un environnement durable. Le mandat de l'ONUDI est
de promouvoir le développement industriel inclusif et durable dans les
pays en développement et les économies en transition. La vision de
l'ONUDI est celle d'un monde dans lequel le développement économique
serait durable et la croissance économique, équitable.
L'ONUDI
est structurée en trois Directoires dont la Direction du développement
des programmes et de la coopération technique (PTC) chargée de fournir
aux états des services de coopération technique pour renforcer les
capacités des états et favoriser la coopération industrielle et les
transferts de connaissances et de technologies.
PTC est organisée autour
des cinq départements suivants:
(1) Département des programmes, des
partenariats et de l'intégration (PTC/PPF) ;
(2) Département de
l'agrobusiness (PTC/AGR) ;
(3) Département du commerce, de
l'investissement et de l'innovation (PTC/TII) ;
(4) Département de
l'énergie (PTC/ENE) ; et
(5) Département de l'environnement (PTC/ENV).
En
outre, PTC coopère étroitement avec d'autres entités opérationnelles
affiliées de bureaux de sur le terrain, tels que les Centres de
Promotion des Investissements et Technologies (ITPO), formant le réseau
étendu de l'ONUDI dans le monde.
Le
PTC/TII aide les pays dans leurs efforts pour développer, par le
commerce, l'investissement et l'innovation, le potentiel du secteur
manufacturier à stimuler le progrès socioéconomique. Le Département est
chargé d'aider les pays à renforcer leur compétitivité sur les marchés
mondiaux en renforçant leurs capacités en matière de qualité, de
durabilité environnementale et de responsabilité sociale, conformément
aux normes internationales. Il soutient l'établissement de liens entre
les producteurs/transformateurs des pays en développement et les chaînes
de valeur locales, régionales et mondiales (détaillants, fabricants) en
développant les capacités dans le domaine de la qualité des produits
liées aux activités visant à encourager les consortiums d'exportation.
PTC/AGR
vise à lier les ressources aux marchés dans le cadre de l'approche de
la chaine de valeur, en renforçant les liens industriels à l'amont et
l'aval de la chaine et, partant, renforcer les conditions de vie et le
développement socioéconomique des pays de manière durable. Le
Département fournit toute une gamme de services de coopération technique
pour aider les pays en développement à accroître la valeur ajoutée de
leur secteur agricole et à créer des emplois dans les activités non
agricoles pour les communautés rurales, contribuant ainsi à accroître la
sécurité alimentaire et à réduire durablement la pauvreté.
PTC/TII
et PTC/AGR coopèrent étroitement et avec d'autres entités
organisationnelles de l'ONUDI dans l'exercice de leurs missions
respectives, pour la plupart portant sur des interventions qui
s'intègrent et se complètent.
L'Assistant
Administratif et Logistique sera fonctionnellement rattaché à l'unité
PTC/TII/SQI (Infrastructures de Norme et Qualité) qui assure la
responsabilité générale du projet.
CONTEXTE DU PROJET
La
compétitivité économique de la Guinée et de l'Afrique de l'Ouest repose
sur leur capacité à appliquer et faire appliquer les normes
internationales de qualité au niveau de l'ensemble des maillons
production, transformation et commercialisation de chaines de valeur
porteuses. La bonne intégration de ces normes et qualités, avec une
augmentation conséquente du niveau de production, et le renforcement des
infrastructures de qualité, sont des facteurs clés sur lesquels devra
reposer la compétitivité commerciale de la Guinée et de l'Afrique de
l'Ouest sur les marchés nationaux, régionaux et internationaux.
Ainsi,
en appuyant la mise à niveau et le développement de filières à
potentiel commercial et d'inclusion socioéconomique, la compétitivité
des pays de la CEDEAO sera améliorée, favorisant une dynamique de
croissance économique inclusive et une meilleure participation au
commerce mondial.
C'est
dans ce cadre que le projet d'appui à la Relance de la Filière Ananas
(REFILA) a été initié en tant que volet national pour la République de
Guinée, du Programme de Compétitivité de l'Afrique de l'Ouest (PCAO)
financé par l'Union Européenne dans le cadre du Programme Indicatif
Régional (PIR) 2014-2020 pour l'Afrique de l'Ouest (11ème FED).
L'objectif
global de l'action est de contribuer au renforcement de la
compétitivité des pays de l'Afrique de l'Ouest et à son intégration dans
les systèmes de commerce régionaux et internationaux. Les objectifs
spécifiques et les résultats attendus de l'action au titre de la
composante Guinée du PCAO sont :
(OS1) Améliorer la performance de la
filière « Ananas » en Guinée et favoriser sa croissance, en stimulant sa
contribution à l'industrie, au commerce régional, à l'exportation et à
la création d'emplois ;
(OS2) Améliorer le climat des affaires en Guinée, notamment grâce à l'intégration des politiques régionales en faveur de la compétitivité dans les politiques nationales.
TACHES ET RESPONSABILITES
Sous
la supervision du Chef de Projet basé au siège de l'ONUDI à Vienne et
la direction générale sur le terrain du Représentant Pays de l'ONUDI en
Guinée, l'Assistant Administratif et Logistique travaillera sous
l'autorité directe du Coordinateur National du Projet et assurera les
activités administratives, financières et logistiques du projet du
niveau de terrain à Conakry et sur les sites d'intervention du projet à
l'intérieur du pays.
Plus particulièrement, l'Assistant Administratif et Logistique sera en charge des tâches suivantes :
Organisation administrative et logistique :
- Assurer l'organisation et la logistique des séances de formation, des séminaires et des réunions de sensibilisation (invitations, logistique, feuilles de présence, matériel et documentation nécessaire)
- Assurer l'organisation et la logistique des réunions nécessaires à la mise en œuvre du projet (réunions bilatérales, multipartites et comités)
- Assurer l'organisation des missions de terrain des experts du projet et du personnel ONUDI et d'autres acteurs concernés en mission en Guinée et à l'étranger (visas de sécurité, réservation de véhicule, réservation hôtel, pickup à l'aéroport, etc.)
- Effectuer et suivre, en étroite collaboration avec le coordinateur du projet, les procédures d'achat de biens et services dans le cadre du projet
- Informer le personnel et les experts des procédures administratives et financières de l'ONUDI (demande de devis, autorisations financières, ordres de mission, etc.) et apporter l'appui nécessaire aux experts pour la réalisation de leurs missions
- Maintenir à jour le calendrier des activités du projet en coordination avec l'équipe du projet
- Maintenir à jour la liste des contacts des partenaires, bénéficiaires, experts et contreparties du projet
- Maintenir à jour la liste des fournisseurs et des prestataires de services (base de données, documents, payements, etc.)
- Contacter les prestataires de services pour la bonne mise en œuvre du projet (demande de facture pro-forma, suivi des livrables, suivi des paiements, etc.)
- Rédiger, transmettre et effectuer un suivi de toute correspondance avec les contreparties du projet.
- Assurer le classement de la correspondance du projet avec les partenaires nationaux
- Veiller au bon fonctionnement des équipements et matériels de bureau ainsi qu'à son entretien
- Assurer que le projet soit approvisionné en fournitures de bureau et autres matériels pour son fonctionnement et faire les déplacements nécessaires dans la ville de Conakry.
Gestion financière et comptable :
Assister le coordinateur du projet dans le suivi financier des petites dépenses du projet et dans l'organisation du classement des pièces justificatives
En utilisant SAP, initiez et suivez les actions liées aux dépenses de formation, à l'achat local de petit équipement, aux demandes de déplacement / demandes de remboursement / rapports de dépenses et gérez toutes les demandes associées
Assurer la tenue des dossiers de classement des rapports et des justificatifs du projet
Tenir à jour les dossiers des achats et l'inventaire
Assurer, en coordination avec le personnel de la Représentation ONUDI de Guinée, le suivi des demandes d'exonération de TVA
Faire le suivi en coordination avec le personnel de la Représentation ONUDI de Guinée des paiements aux fournisseurs
Faire le lien avec le bureau ONUDI pour les tâches financières et comptable et faire les déplacements nécessaires
Autres tâches
- Toute autre activité, en ligne avec le profil d'expertise, demandée par le Chef de Projet, le Représentant Pays de l'ONUDI ou le Coordinateur National du Projet.
COMPÉTENCES REQUISES
Valeurs fondamentales:
1. Intégrité ;
2. Professionnalisme ;
3. Respect de la diversité
Compétences clés:
- Une approche axée sur les résultats ;
- Planification et organisation ;
- Communication et confiance ;
- Travail en équipe ;
- Orientation axée sur le client ;
- Développement organisationnel et innovation.
QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE REQUISES
Education/ Formation : Au minimum BAC+3 en administration, gestion ou domaines équivalents.
Expérience professionnelle :
Au
moins sept (7) années d'expériences dont cinq (5) continues dans
l'appui administratif et/ou à la gestion de projets, de préférence dans
un contexte de coopération internationale.
Expérience précédente en gestion des dépenses
Avoir d'excellentes aptitudes dans les domaines suivants: administration, organisation, planification, secrétariat, rédaction, communication.Expérience dans l'organisation d'évènements (ateliers, séminaires, réunions d'experts, forums) impliquant plusieurs contreparties.
Langues et compétences informatiques:
- Excellent niveau de français (parlé et écrit)
- Très bon niveau en anglais (parlé et écrit)
- Excellente maitrise des principaux logiciels informatiques bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Publisher).
- Une bonne connaissance de SAP et/ou autres ERP ou logiciel intégré de gestion serait un atout.
Dossier de candidature et soumission :
Adresser le dossier de candidature (CV + Lettre de Motivation + Copies des Attestations et Diplômes) par email aux adresses :
office.guinea@unido.org et K.KASSE-SOMPARE@unido.org.
Date limite de soumission : 30 août 2019 à 17h.